揭秘你不曾了解的看板工具箱

转型敏捷开发的过程中敏捷团队在日常工作中最常用到的工具就是看板,看板作为一种通知类卡片,旨在传达团队中各成员的任务状态、具体任务内容等,其目的是促进团队成员的任务上下衔接,拉动开发过程中的产品价值从左向右流动。在价值的流动过程中,我们反过来又需要管理看板,通过设计合理的看板来促进团队的高效协同。

看板的设计需要遵循以下几个原则:

可视化原则
看板方法可视化,可以通过以下几方面进行:

首先是 工作状态的可视化——看板的工作项通常为三个状态:等待、处理中、已完成。成员需要在对任务进行处理的操作后及时更新自己的任务状态,以便团队中其他队员能够获取最新的任务状态。如果看板上某一成员的任务在较长时间中没有发生状态的变化,其他成员可以及时关注到这一问题,并帮助这一成员解决其任务中遇到的困难。
其次是 任务项的可视化——团队中成员的任务列表处在整个团队的迭代周期中,任务项的可视化使任务、时间、工作量透明,且清晰、直观。另外,展示任务项还能对成员添加内在的约束力,促使其快速、高质量完成任务。
最后是 工作流程的可视化——在工作队列中,成员之间通过任务状态的变换完成工作交接,从而拉动价值从左向右进行流动。处于价值流动下游的成员也能够根据目前的工作流程来合理安排自己的计划,以避免出现任务空窗期,也能够及时实现任务交接。
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流动原则
看板系统强调端到端的价值流动,我们以一个产品开发过程为例制作看板,看板的任务项要包括:开发、测试、待发布、发布、已发布,其中开发又可以划分为实现、评审、完成。这样从用户需求开始,最终以价值交付为结束的开发过程,实现了价值的流动,并且价值最终又流回用户手中。

在这个流动过程中,看板能够清晰地展现出工作的积压程度。当其中一个环节遇到阻碍时,首先体现在看板所呈现的任务状态中——突然发现某一点产生了任务项的积压,或者下游成员与上游成员无法实现任务交接。由于看板能够让这些问题及时暴露在成员面前并得到解决,从而让产品价值从左到右地快速流动。

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拉动原则
与传统的“前推式”生产方式不同,看板属于“后拉式”生产方式。它通过看板传递指令,由后面的流程拉动前面流程的生产,实现清晰、有序的生产管理,最终拉动价值流动,追求团队、用户双方满意的产品质量。

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协作原则
看板要求限制WIP(在制品),在团队协作的过程中,如果同时需要拉动多个价值的流动,会导致每个人的精力过于分散,从而使团队协作衔接出现差错,出现自顾不暇的局面。在对任务划分优先级的时候,团队需要有在这个意识——集中力量解决优先级较高的任务,保证需要快速解决的事情优先处理。

这里应注意的是,一般在制品的数量应该控制在三个左右,同时还需要设置一个“紧急通道”,以便为突发任务让出通道。

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为了实现看板可视化,我们能够运用的工具箱有哪些呢?
1.可视化工作协议

在产品开发、测试等阶段,任务完成的标准、测试用例的标准、测试成功的标准等都需要在团队成员间达成共识并进行可视化。我们可以这样做:事先在看板中划分出专门的一部分,成员就这些标准提前进行讨论并形成共识,然后将达成共识的标准填入看板的相应位置中,以便随时查询。

2.头像可视化

为了使每个成员的任务更加可视化,团队还可以选择采用头像可视化的方式:每个团队成员选择一个自己的专属头像(可以是真实头像,也可以是动物、卡通、风景的头像),然后在每位成员的任务项上粘贴相应的头像贴纸,这样的头像可视化对成员的约束会更有力度。

3.Sprint信息可视化

在每一个Sprint周期中,制作一份Sprint卡片可以轻松实现看板可视化:卡片信息包括Sprint周期、标题、任务人、开始时间、结束时间、编号、日志记录、遇到的问题等。在实际的应用中,团队可以根据自己Sprint周期的情况进行灵活变动。

4.任务积压图示

为了清楚地明确任务的积压时间,解决任务的积压问题,帮助价值快速地从左向右流动,团队可以在每次的站立会议中对积压的任务项做上标记。标记可以是一个三角形,也可以是一个黑点。当一个任务项的后面跟着多个积压标记的时候,团队中每个成员都能够知道,需要对该项任务的任务人提供帮助,完成这一任务。

看板的可视化让产品开发过程更加透明,也使检视、反馈的过程加速进行。与其它敏捷方法相比,看板更具有更强的可实施性,但单一的看板无法满足团队进行敏捷转型的需要。因此,团队在转型敏捷、精益的过程中,需要将看板与其他敏捷方法论相结合,促进工作效率的提升,以“尽早和持续交付有价值的软件来满足客户”。

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