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采购系统-基础框架

发布时间:2022/2/7 9:38:25

不同公司的采购流程跨部门,跨多系统相互协助

采购流程主要由一下步完成
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1.新建采购单

2.采购审核

3.商务:供应商采购合同达成

4.采购入口下发仓库

5.实物入库,库存更新

6.采购结算,完成采购

采购计划制定

1.依据

安全库存、采购提前期、订货点订货量需求预测

2.到货确认

实际业务:分批到货,或部分到货后终止采购单

3.采购流程

采购提请方:业务方/采购部门

询价方:业务方/采购部门

审批:业务、采购、财务等

供应商:协议价、竞标

二.供应商管理

电商行业针对供应商的3种管理模式形成了公司的内部采购模式

1.自采自买

平台从供应商那里采购商品,入库至自己的仓库进行售卖

2.一件代发

商品平台销售后,由供应商代发,按订单结算商品和物流费用

3多货主仓库

将仓库开放给供应商使用,当供应商的商品入库时,它的商品所有权属于供应商

对于平台和供应商来说,独占、锁定、共享库存都可存在

当平台向供应商发起采购后,变更相应商品的货主

解决库存资金占用问题增强销售未端的管控力充分利用仓储能力,互利互惠

供应商的基本信息管理主要包含

1.基本信息

供应商名称、简称、联系方式(地址、联系人、电话)、供应商类型(自营、代发等)

2.财务信息

银行账号(银行名称、银行账号、开户名称)、开票信息(名称、银行、联系电话等)

3.经营范围

品类、品牌;维护供应商的经营范围主要在采购商品、或者扩充SKU时,能够迅速从供应商列表中找到合适的供应商

4.经营资质

有些品类需要进行资质审查,比如酒类。医药等商品,在合规的基础上进行采购

5.采购合同

合同有三种类型:确定合作关系;商品协议价合同,定期更新(半年或一年);单次采购单的采购合同

6.供应商状态

编辑中、审核中、正常、暂停使用、已作废等

供应商评价体系-指标评价体系

在供应链管理体系中,供应商是整个供应链的关键,对于供应商的选择和评价是供应链合作关系运行的基础

1.选择供应商

多种因素:可见、不可见。业务需求、高质量、低成本、快速反应等。

2.指标评价体系

利用指标评价体系,对供应商供货质量服务水平、准时性、信用度等进行评价,为供应商的选择提供支持。

对于电商企业说,主要的参考指标有产品质量、交货期、交货量、价格、进货费用水平、信用度等基本评价指标。企业根据企业基本评价指标以及企业的采购能力、管理水平,对供应商进行分级(如A+、A、B、c等),按照企业的供应商评价模型,定期对供应商进行评级。

在采购时,优先选择供应商评级高的供应商,逐步淘汰供应商评级低的供应商,引进新的供应商。供应商评价没有固定模型,受可量化及不可量化指标影响,而且与业务有极大相关性。

三.采购商品管理

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采购行为针对的对象主要是SKU:

采购价格–供应商库存–仓库

采购最关键的参考因素是采购价格和库存
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采购成本

动态采购成本(采购价格–供应商)

商品的采购成本在动态变动,影响因素有很多,如供应商、市场行情、采购量等

同一SKU通常有多个供应商可以供货,甚至有的供应商只能在部分地区供货

平均采购成本:对一定周期内的采购单成本进行平均

在途库存:已下采购订单,但是仍未到货的库存量

3天内在途库存:预计到货时间在3天内的在途库存在不违反发货时长内,可将在途库存计入可销售库存中

仓库之间调拨库存也可以解决地区库存短缺

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四.采购订单管理

采购订单流程
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1.采购申请

当业务部门或供应链根据需求预测,需要进行采购

在采购系统中录入采购计划,提请相关人员审批

2.采购询价

采购申请审批通过后,由采购员根据采购申请制作采购询价单给供应商

供应商反馈报价给采购员(可做进系统流程)

流定期协议价或线下询价

3.采购单

确定供应商与采购价格录入采购单详情,正式发起采购

供应商收到订单后,安排发货事宜,反馈预计到货时间,同时生成采购入库单下发相应的仓库

4.到货结算

采购商品入库后,确认采购单到货,流转至财务进行结算

采购申请单内容:

主要有仓库、SKU、商品数量、需求时间、申请人、申请备注等,必要时会加上预算,附上相关材料,提请相关人员审核,进入审批流。

状态:

包括编辑中、审核中、审核通过、已完成、已拒绝。

生成采购单

入库仓库和供应商,SKU明细(数量、单价)、预计到货时间,以及财务信息(发票类型、支付方式、付款周期、预付款等)

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批量下采购单多供应商

单仓采购多个SKU,但是分属不同的供应商

多仓库

从单个供应商采购一批货物,如多个仓库

采购单拆分成多个子单,分发给供应商和各地的仓库

采购发票

用于抵税、凭证等多种用途,对供采双方都较为重要

发票是与采购单绑定的,当采购入库、完成结算之后,由供应商开给企业

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